Налаштування спільного доступу в хмарі

Що таке Налаштування спільного доступу в хмарі?

Хмарні сховища роблять обмін файлами таким простим, що одне поспішне посилання може відкрити конфіденційний файл сторонім. Під тиском дедлайну ви ділитеся пропозицією про партнерство за публічним посиланням, з правом редагування й без строку дії, а потім бачите, як вона потрапляє до людини поза компанією, яка відкриває й завантажує її без входу в систему. Ви відкликаєте посилання, перевіряєте інші спільні файли, закриваєте доступ агенції, чия кампанія завершилася кілька місяців тому, і знову ділитеся файлом: з названими одержувачами, доступом лише для перегляду та строком дії сім днів.

Що ви дізнаєтесь у Налаштування спільного доступу в хмарі

• Перевіряйте наявні дозволи на хмарні файли й папки, щоб виявляти ресурси з надмірним доступом
• Застосовуйте принцип найменших привілеїв, надаючи доступ до документів у хмарі
• Налаштовуйте строки дії посилань і обмеження доступу відповідно до чутливості файлів, якими ви ділитеся
• Розрізняйте дозволи на перегляд, коментування й редагування та знайте, коли виправданий кожен із них
• Не піддавайтеся тиску: не вибирайте зручні варіанти спільного доступу, що відкривають чутливі файли небажаній аудиторії

Налаштування спільного доступу в хмарі — Кроки навчання

1. Дедлайн у п'ятницю

   П'ятниця, по обіді, і ви завершуєте шалений тиждень. Угода про партнерство Titan готувалася місяцями, а остаточну пропозицію до кінця дня треба передати команді партнера. Увесь тиждень ви доопрацьовували пропозицію. Тепер лишилося поділитися нею з Маркусом Ченом, який готує позицію Helix до партнерського розгляду.

2. Маркусу потрібен файл

   Надходить лист від Маркуса. Пропозиція Titan потрібна йому негайно: нарада з партнерського розгляду — в понеділок з самого ранку.

3. Відкриття CloudDrive

   Аліса поспішає відкрити корпоративний портал CloudDrive. Маркус виходить за 20 хвилин, тож вона має впоратися швидко.

4. Вхід

   Аліса входить на портал CloudDrive зі своїми робочими обліковими даними.

5. Пропозиція Titan

   На порталі CloudDrive відкривається список файлів Аліси. Серед інших проєктних файлів вона бачить пропозицію Titan. Поділитися нею з Маркусом треба швидко: він скоро йде. Аліса натискає кнопку «Поділитися» біля пропозиції Titan.

6. Публічний доступ

   Відкривається вікно спільного доступу. Спершу Аліса має вибрати, хто зможе відкрити посилання. Вона думає: «Маркусу потрібне просте посилання, яке відкриється без зайвих клопотів. Найшвидший варіант — „Будь-хто, хто має посилання“: не треба вводити адреси пошти й чекати, поки застосуються дозволи.»

7. Повний доступ на редагування

   Далі Аліса вибирає рівень доступу. Вона пам'ятає, що Маркус казав: йому, можливо, доведеться підправити короткий виклад для керівництва до понеділка. «З доступом для редагування буде швидше: він сам усе виправить, і не доведеться надсилати мені правки на вихідних.»

8. Без строку дії

   Нарешті вікно питає про строк дії посилання. Аліса міркує: «Не хочу, щоб посилання перестало працювати, поки Маркус не закінчить перегляд. І хтозна, може, їм ще доведеться заглядати в нього пізніше.» Для максимальної зручності вона вибирає «Ніколи».

9. Надсилання посилання

   Посилання створено. Аліса копіює його й швидко відповідає Маркусу, поки той не пішов на вихідні. Вона закриває ноутбук із відчуттям полегшення. Готово.

10. Посилання мандрує

    Маркус переслав пропозицію двом колегам, щоб вони її прокоментували. Один із них вставив посилання на неї в груповий чат із партнерами, щоб постачальник міг побачити сторінку з цінами. Боб — у цьому чаті: його додали одинадцять місяців тому для проєкту, який уже завершився.