Збір даних працівників

Що таке Збір даних працівників?

Надмірний збір даних трапляється всередині компанії, бо ніхто не сприймає анкету для працівників як обробку даних. Невелика послуга керівникові — і сотні колег отримують прохання вказати податкові номери, дні народження родичів і стан здоров'я, а мету ніхто так і не записав, до того ж розсилка доходить і до архівних профілів. До кінця дня втручається відповідальна особа з питань захисту персональних даних (DPO), колишні працівники надсилають чутливі дані, а наглядовий орган пише до компанії. Після цього ви виконуєте те саме прохання як слід: визначаєте мету, перевіряєте за нею шість полів, розділяєте правові підстави й надсилаєте розсилку лише тим, кого вона стосується.

Що ви дізнаєтесь у Збір даних працівників

• Визначайте й записуйте мету збору до того, як просити якісь дані, і питайте, якщо мета існує лише в чиїйсь голові
• Застосовуйте мінімізацію даних згідно зі статтею 5(1)(c): перевіряйте кожне поле за заявленою метою, а не за корисністю
• Розумійте, що для мінімізації недостатньо позначити зайве поле необов'язковим: його слід вилучити
• Визначайте відомості про харчування, релігію та здоров'я як дані спеціальної категорії згідно зі статтею 9 і збирайте їх лише за окремою явною згодою
• Пояснюйте, чому формулювання на кшталт «обов'язково» чи «терміново» робить згоду недійсною у трудових відносинах, де нерівність між працівником і роботодавцем уже є ризиком
• Перелічуйте відомості за статтею 13, які має містити повідомлення про збір: мета, правова підстава, строк зберігання, одержувачі, права та контакти DPO
• Залучайте юридичний відділ і відповідальну особу з питань захисту персональних даних, поки повідомлення ще є чернеткою, а не після його надсилання
• Свідомо визначайте коло внутрішніх одержувачів і пам'ятайте, що колишні працівники взагалі не повинні отримувати повідомлення для працівників

Збір даних працівників — Кроки навчання

1. Послуга для Дагні

   Понеділок, 09:20. Дагні Сорхейм, яка очолює відділ кадрів і з восьмої ранку сидить на нарадах одна за одною, надсилає вам анкету й просить сьогодні ж розіслати її всім. На це піде хвилини дві. Краще зробити це зараз, ніж тримати лист у поштовій скриньці, поки ви працюєте над тим, що справді планували на день.

2. Вкладення

   Анкета від Дагні, тож підстав сумніватися в ній немає. Завантажте її й беріться до справи.

3. Побіжний погляд

   Ви кидаєте на неї той погляд, яким дивитеся на все, що пересилає керівник: чи це потрібний документ, чи є в нього назва, чи немає чогось явно зламаного.

4. Забагато полів

   Вона довша, ніж ви очікували. Нічого явно поганого в ній немає, просто забагато полів для того, що називали невеликою послугою.

5. Перехід на платформу

   Запитань багато, але анкету просила розіслати Дагні, і вона, певно, знає навіщо. На вас чекають ще чотири справи. У її листі є пряме посилання на Almvik People — платформу, з якої розсилають усе, що стосується всієї компанії.

6. Вхід

   В Almvik People є профіль кожного, кому компанія коли-небудь платила, і це єдиний інструмент, яким можна охопити їх усіх одразу.

7. Усі — це справді всі

   Дагні сказала: всім. Платформа ділить профілі на групи, а вибирати їх по одній — саме та метушня, через яку справа на дві хвилини розтягується на двадцять. Є кнопка, що вибирає всі групи одразу.

8. Додавання анкети

   У розсилки вже є одержувачі. Лишилося додати те, що ви просите їх заповнити. Almvik People не надсилає розсилку без вкладення, тож спершу потрібно додати анкету.

9. Надіслано

   Лишилося одне: записка, що стоятиме над анкетою. Внутрішні розсилки люди ігнорують, а вам треба вкластися в п'ятничний строк, тож ви пишете так, щоб це звучало серйозно. Потім надсилаєте розсилку й повертаєтеся до своїх ранкових справ.

10. Дзвінок

    Ви готуєте пакет документів для нових працівників, які виходять наступного тижня, і вже на півдорозі, коли дзвонить телефон. Це Інес Ковар, відповідальна особа з питань захисту персональних даних, і досі вона вам не телефонувала.