Приховування персональних даних у документах

Що таке Приховування персональних даних у документах?

Передати документ стороннім — це розкриття інформації, а за GDPR для кожного фрагмента персональних даних у ньому потрібне обґрунтування. Зовнішні аудитори чекають звіт про проєкт для клієнта до кінця дня. Їм потрібні бізнес-показники, а не персональні дані контактної особи клієнта. Ви відкриваєте звіт у програмі для перегляду документів, приховуєте її національний ідентифікаційний номер, електронну адресу, номер телефону, домашню адресу й цифри банківського рахунку та запускаєте перевірку, перш ніж щось експортувати.

Що ви дізнаєтесь у Приховування персональних даних у документах

• Знаходьте персональні дані в діловому документі, зокрема часткові ідентифікатори, як-от маскований номер рахунку
• Визначайте, які персональні дані справді потрібні зовнішньому одержувачу, і застосовуйте мінімізацію даних
• Приховуйте національні ідентифікаційні номери, контактні дані, домашні адреси та фінансові дані перед передачею
• Перевіряйте, що кожну позначену ділянку приховано, перш ніж експортувати документ
• Записуйте, що саме приховано й чому, щоб підтримувати підзвітність

Приховування персональних даних у документах — Кроки навчання

1. Вступ

   Сьогодні вам потрібно підготувати звіт про клієнта для зовнішнього аудитора, але в документі є персональні дані (PII), які спершу треба приховати.

2. Запит на аудит

   Аліса отримує лист від керівника команди з комплаєнсу. Зовнішній аудитор запросив документи щодо нещодавнього проєкту для клієнта, і звіт треба передати до кінця робочого дня. Звіт про клієнта додано до листа: Аліса має завантажити його й підготувати до передачі.

3. Завантаження звіту

   Аліса має завантажити вкладений звіт про клієнта, щоб підготувати його до передачі. Файл з'являється в папці «Завантаження», і його можна відкрити в програмі «Перегляд документів». Майкл наголошує, що PII треба приховати до передачі за межі компанії, — це ключова вимога GDPR.

4. Відкриття документа

   Звіт уже в папці «Завантаження» Аліси. Відкрити його треба в програмі «Перегляд документів» — спеціалізованому засобі для перегляду документів із чутливими даними та приховування в них інформації. «Перегляд документів» розрахований на роботу з документами за вимогами GDPR: він фіксує всі приховування для аудиту й не допускає випадкового розкриття PII.

5. Виявлення чутливих даних

   У програмі «Перегляд документів» відкрито звіт про клієнта. Аліса бачить кілька виділених ділянок, де є персональні дані, які треба приховати. У документі є такі види PII: національний ідентифікаційний номер, електронна адреса, номер телефону, фізична адреса та неповні дані банківського рахунку.

6. Приховування національного ідентифікаційного номера

   Першою чутливою ділянкою стає національний ідентифікаційний номер Сари Чен. Це дуже чутливі персональні дані, які не можна передавати третім сторонам, хіба що це справді необхідно й має правове обґрунтування. Аліса натискає на ділянку з національним ідентифікаційним номером, щоб закрити її чорною плашкою й повністю приховати дані. Аудиторам немає жодної законної потреби бачити цю інформацію.

7. Приховування електронної адреси

   Далі Аліса береться за електронну адресу Сари Чен. Хоча вона менш чутлива, ніж національний ідентифікаційний номер, за GDPR електронні адреси теж є персональними даними: за ними можна зв'язатися з людиною або встановити її особу. Аліса натискає на ділянку з електронною адресою, щоб її приховати. Аудиторам потрібно бачити, що способи зв'язку задокументовано, але не саму адресу.

8. Приховування номера телефону

   Номер телефону Сари є в розділі з контактними даними. Як і електронні адреси, номери телефонів — це персональні дані, за якими можна встановити особу й зв'язатися з нею напряму. Аліса натискає на ділянку з номером телефону, щоб його приховати.

9. Приховування фізичної адреси

   У документі зазначено домашню адресу Сари — для виставлення рахунків. Фізична адреса — серйозний вид PII: вона показує, де людина живе, і цим можуть скористатися для небажаних контактів чи навіть для чогось гіршого. Аліса натискає на ділянку з адресою, щоб приховати ці чутливі відомості про місцезнаходження.

10. Приховування фінансових даних

    Нарешті Аліса береться за частковий номер банківського рахунку з платіжних даних. Хоч показано лише останні чотири цифри, у поєднанні з іншою інформацією в документі це все одно фінансові PII. Фінансові дані завжди потребують ретельного захисту, тож Аліса натискає на ділянку з банківським рахунком і завершує приховування.