Принципи та правові підстави

Що таке Принципи та правові підстави?

Більшість помилок у сфері захисту персональних даних виникає через неправильно обрану правову підставу, найчастіше згоду, бо ніхто не показав вам решту п'яти. Троє колег приходять із запитаннями ще до початку розробки: рекрутер хоче зберегти резюме кандидатів, яким відмовили, як кадровий резерв; продуктовому менеджерові сказали, що функції рекомендацій потрібне спливне вікно зі згодою; а відділ ІТ-операцій просять двічі на хвилину знімати екран робочого столу кожного, хто працює вдома. Відповідь у кожного своя. Ви проведете тест із трьох частин для законних інтересів, побачите, як він чесно не проходить, і ухвалите рішення для кожного колеги.

Що ви дізнаєтесь у Принципи та правові підстави

• Розрізняйте чотири найпоширеніші правові підстави зі статті 6 і обирайте між ними для конкретної діяльності
• Усвідомлюйте, що згода — лише одна з шести підстав і до того ж найкрихкіша, а не типовий варіант
• Застосовуйте тест із трьох частин для законних інтересів — мета, необхідність і баланс — і приймайте негативний результат
• Пояснюйте, чому згода рідко буває чинною між роботодавцем і працівником
• Визначайте, який принцип зі статті 5 порушує запропоноване спрощення, зокрема обмеження мети, мінімізацію даних і обмеження зберігання
• Застосовуйте підзвітність: записуйте підставу та міркування до початку обробки

Принципи та правові підстави — Кроки навчання

1. До кого йдуть по пораду

   Минулого тижня вам відкрили доступ до системи клієнтських записів. Разом із ним з'явилося ще дещо, про що ніхто не сказав: тепер ви — людина на вашому поверсі, яка пройшла навчання із захисту даних, тож колеги почали радитися з вами, перш ніж щось розробляти. Це приємний клопіт. Запитання надходять рано, коли план ще можна змінити, і майже всі зводяться до двох: яка в нас правова підстава і чи витримає план перевірку принципами.

2. Кадровий резерв

   Перше запитання надходить від Томаса Брандля з відділу підбору персоналу: він ще завершує набір бекенд-інженера.

3. Довідковий аркуш

   Перш ніж відповісти, ви відкриваєте односторінкову довідку, яку публікує відповідальна особа з питань захисту персональних даних (DPO): з одного боку шість правових підстав, з другого — сім принципів. Обидві половини працюють разом. Правова підстава робить законною саму обробку. Принципи вирішують, чи витримає перевірку те, як саме ви обробляєте дані. Тридцять дев'ять людей надіслали резюме, щоб їх розглянули на одну конкретну посаду. Томас хоче зберегти ці резюме для іншої посади, якої ще немає.

4. Рішення щодо кадрового резерву

5. Відповідь Томасу

   Йому потрібна відповідь, яка не зводиться до «ні». Проблема в нього справжня, витрати на агенцію теж, і більшість того, чого він хоче, можна отримати законним шляхом.

6. Функція рекомендацій

   Друге запитання надходить у WorkStream, а не поштою, від Ніла Варги з продуктової команди. Рекомендувати клієнтові товари на основі того, що він уже купив на маркетплейсі, — це майже те, для чого такий маркетплейс існує. Саме ця близькість і вирішує, яка підстава підходить.

7. Згода чи щось інше

8. Відповідь продуктовій команді

   Нілу потрібна відповідь, за якою можна братися до роботи вже цього ранку: треба назвати підставу і три умови, що мають виконуватися, щоб вона трималася.

9. Стеження за тими, хто працює вдома

   Третє запитання — те, на яке зручної відповіді не буде.

10. Тест із трьох частин

    Якщо план Мірека на чомусь і ґрунтується, то на законних інтересах. Ця підстава — не ярлик, який просто заявляють, а тест, який проводять і записують, і задуманий він так, що його справді можна не пройти.