Шахрайство з рахунками та платежами

Що таке Шахрайство з рахунками та платежами?

Зловмисник реєструє домен, що на один символ відрізняється від домену справжнього постачальника, і надсилає вашому відділу розрахунків із постачальниками рахунок у звичному для цього постачальника форматі. Ні шкідливої програми, ні термінової легенди — лише охайний PDF з банківськими реквізитами зловмисника. Зупиняють це два контролі: тристороннє зіставлення замовлення на закупівлю, прибуткової накладної та рахунку і звірка банківських реквізитів із перевіреною карткою постачальника. Ви виконаєте обидва, підтвердите все зворотним дзвінком, відхилите рахунок і подасте звіт про шахрайство.

Що ви дізнаєтесь у Шахрайство з рахунками та платежами

• Виконуйте тристороннє зіставлення (замовлення на закупівлю, прибуткова накладна, рахунок) для кожного рахунку постачальника й не пропускайте далі жоден рахунок, у якого не пройдена хоч одна ланка
• Усвідомлюйте, що банківські реквізити в рахунку не є достовірним джерелом, і завжди звіряйте їх із довідником постачальників, який веде відділ закупівель під контролем змін
• Розпізнавайте як тривожні ознаки шахрайства з рахунками постачальників схожі домени відправників, відсутні номери замовлень або номери-заглушки та незвично короткі строки оплати
• Не довіряйте контактним даним із підозрілого рахунку чи листа до нього: і номер телефону, і адреса для відповіді — частина атаки
• Телефонуйте на перевірений номер із довідника постачальників: цей зворотний дзвінок іншим каналом підтверджує справжність рахунку до будь-якого платежу
• Відхиляйте підтверджені шахрайські рахунки в системі AP зі структурованим кодом причини, який лишає слід у журналі аудиту та сповіщає SOC
• Подавайте структурований звіт про шахрайство із зазначенням схожого домену, спуфінгового телефону, шахрайського банківського рахунку та результатів тристороннього зіставлення, щоб SOC міг шукати паралельні спроби тієї самої кампанії

Шахрайство з рахунками та платежами — Кроки навчання

1. Понеділок, ранкова черга рахунків

   Понеділок, ранок у Westmark Industrial. Ви — Аліса, фахівчиня з розрахунків із постачальниками, а черга рахунків за кінець місяця налічує двадцять три відкриті позиції. Крайній термін — платіжний пакет у середу. Більшість рахунків рутинні. Перш ніж поставити платіж у чергу, кожен рахунок на оплату звіряють у InvoiceFlow із замовленням на закупівлю та прибутковою накладною — тристороннє зіставлення — єдине, що стоїть між шахрайським рахунком і банківським переказом.

2. Рахунок від Apex Steel

   У вашу поштову скриньку надходить лист від Apex Steel & Fabrication, одного з ваших постійних постачальників. У темі вказано рахунок INV-AS-2026-1147, до листа додано PDF.

3. Уважний погляд на лист

   Apex щомісяця надсилає такі рахунки, тож якщо прочитати лист побіжно, нічого не насторожує. Але не поспішайте. Три деталі мають змусити вас зупинитися, перш ніж ви візьметеся за PDF.

4. Завантажте PDF із рахунком

   Навіть якщо домен підозрілий, дізнатися, чи справжній цей рахунок, можна лише одним способом — перевірити його так само, як і кожен інший. Завантажте вкладений PDF у папку «Завантаження», щоб його відкрити.

5. Відкрийте завантажений PDF

   PDF тепер у папці «Завантаження». Відкрийте його в програмі «Файли», щоб побачити позиції, умови оплати та банківські реквізити для платежу, указані в рахунку.

6. Що стверджує рахунок

   PDF оформлений бездоганно: фірмовий бланк постачальника, позиції, умови оплати. Для виявлення шахрайства найважливіші дві частини — посилання на замовлення на закупівлю і банківські реквізити . Подивіться на обидві.

7. Виконайте тристороннє зіставлення

   Самого огляду PDF очима мало: контроль — це тристороннє зіставлення в InvoiceFlow. Позиції рахунку мають збігатися з відкритим замовленням на закупівлю, а прибуткова накладна має підтверджувати, що товар справді доставили. Окремо InvoiceFlow звіряє банківські реквізити: ті, що в рахунку, мають збігатися з реквізитами в довіднику постачальників. Якщо зіставлення або перевірка реквізитів не пройдені, рахунок не потрапляє до платіжного пакета.

8. Вхід в InvoiceFlow

   InvoiceFlow працює через єдиний вхід (SSO) Westmark — той самий обліковий запис, що відкриває всі внутрішні портали. Скористайтеся обліковими даними, збереженими в менеджері паролів.

9. Завантажте рахунок для зіставлення

   InvoiceFlow відкривається на робочій панелі AP. Лист надійшов не до скриньки, в яку AP приймає рахунки, а до вашої особистої, тож у InvoiceFlow цього рахунку ще немає. Натисніть кнопку завантаження, виберіть щойно завантажений PDF — система розбере його і виконає тристороннє зіставлення.

10. Результати зіставлення

    InvoiceFlow виконує зіставлення за лічені секунди. Три з чотирьох перевірок не пройдено, але система не заблокувала рахунок автоматично, а лише позначила його. Передати справу на вищий рівень чи оплатити — вирішуєте ви. Три з чотирьох перевірок зіставлення не пройдено, а домен відправника імітує справжній. Вам треба вирішити, що робити далі.