Прогалини в оформленні візитів

Що таке Прогалини в оформленні візитів?

Журнал відвідувачів — це запис будівлі про те, хто був усередині й хто за нього поручився, а відвідувач без оформленого візиту біля дверей — саме те місце, де цей запис або з'являється, або тихо не з'являється. Ви пів години чергуєте на рецепції й самі відповідаєте на домофон. Ви відпрацьовуєте, як прочитати журнал, перш ніж відчинити двері, перевірити розповідь відвідувача в названого ним колеги, а не в самого відвідувача, оформити йому вхід, надрукувати бейдж і провести його нагору, а не показувати рукою на ліфт.

Що ви дізнаєтесь у Прогалини в оформленні візитів

• Читайте журнал відвідувачів, перш ніж відчиняти двері, щоб розповідь того, хто дзвонить, не була єдиним вашим доказом
• Підтверджуйте відвідувача без оформленого візиту в названого ним колеги, а не в самого відвідувача
• Створюйте запис у журналі до того, як відчиняться двері, щоб у ньому було видно, хто поручився за відвідувача
• Видавайте бейдж і сприймайте рядок «Потрібен супровід» як вказівку, а не прикрасу
• Повідомляйте про потенційний інцидент, щоб ті, хто приймає гостей і вважає запрошення в календарі оформленим візитом, дізналися про це до наступного візиту

Прогалини в оформленні візитів — Кроки навчання

1. Чергування на рецепції

   У вівторок уранці в корпусі А компанії Marrowfield Logistics Аліса пів години сидить на рецепції: команда рецепції нагорі, на щотижневій передачі справ. Коли рецепція лишається без нагляду, по поверху щоразу розходиться таке повідомлення.

2. Дзвінок у домофон

   О 10:08 домофон біля рецепції починає дзвонити. Камера біля вхідних дверей показує чоловіка в піджаку: він стоїть просто перед об'єктивом і чекає. Бейджа на ньому немає, а відповісти, крім Аліси, нікому.

3. Відповідь на дзвінок

   Він не ховається від камери й нікуди не поспішає. Він схожий на кожного консультанта, який коли-небудь спізнювався на кілька хвилин.

4. Зустріч на десяту

   Він називає себе, хоча його про це не просили.

5. Сьогоднішній журнал

   Перш ніж відчинити двері, на рецепції є що прочитати: журнал, який веде команда рецепції у Foyerline. У ньому всі, чий візит на сьогодні оформили ті, хто їх приймає.

6. Що ви скажете?

   Він ввічливий, спокійний і знає час зустрічі. Але в журналі його немає, а той, хто зазвичай усе це залагоджує, зараз нагорі на передачі справ. Питання не в тому, вірити йому чи ні. Питання в тому, чи є хоч щось, окрім нього самого, що підтверджує: його чекають.

7. Він називає Сару

   Справжній відвідувач точно знає, до кого прийшов, і відповідає не замислюючись.

8. Запитайте Сару

   Ім'я — це ще не перевірка. Будь-хто, хто читав сайт компанії, може назвати когось із маркетингу. Перевірка — це запитати її саму.

9. Що ви в неї запитали

   Два рядки в особистому повідомленні — і в них уся перевірка.

10. Вона на нього чекає

    Сара відповідає швидше, ніж він устигає втомитися чекати.